Office办公软件使用小技巧

爱尔黑龙江省区HR资讯 2021-10-15 10:24:00

来源:12351职工服务平台


1

快速改变行距

        在编辑Word文档时,如果要想快速改变文本段落的行距,可以首先选中需要设置的文本段落,然后:

  • 按‘Ctrl+1’快捷键,即可将段落设置成单倍行距;

  • 按‘Ctrl+2’快捷键,即可将段落设置成双倍行距;

  • 按‘Ctrl+5’快捷键,即可将段落设置成1.5倍行距。


2

返回上一次编辑位置

        在编辑校对长文档时,如果想要查看上一次修改的位置,很可能需要花费很长时间才能找到。而实际上,这个需求可以通过快捷键‘Shift+F5’来实现。这个快捷键的功能就是在最后三次编辑位置以及当前光标位置之间切换。也就是说,当按下‘Shift’键的同时,按下‘F5’键,光标就会切换至最后一次编辑的位置;如果再按一次,就会切至最后第二次编辑的位置;再然后是最后第三次编辑的位置;再然后就又回到一开始光标的位置。这样就可以快速找到之前在哪里修改过文档了。


3

快速缩放显示比例

        使用Word进行文档编辑时,经常会调整显示比例来观察文档整体的布局,但如果每次都要去点击底部状态栏中缩放按钮的话,实在是有点麻烦。其实,只要按住‘Ctrl’键并且向上或向下滚动鼠标中间的滚轮,就可以放大或缩小显示的比例。


4

快速查找内容

        首次查找可以使用‘Ctrl+F’快捷键打开‘查找’导航栏,然后输入要查找的内容即可。当返回编辑区或者关闭‘查找’导航栏之后,还可以通过快捷键‘Shift+F4’来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时,Word不再显示‘查找’导航栏,而是按照上次查找的内容来搜索,并反白显示搜到的文本。


5

重复使用格式刷

        我们都知道使用格式刷可以把一段文字的字体段落格式应用到你选中的另一段文字上,但是如果你想把它应用到多段不相连的文字上时(比如多个小标题),就需要每刷一次再点一下格式刷按钮,这就显得很繁琐。而实际上,遇到这种情况时,可以双击格式刷按钮,这时格式刷就是可重复使用的,当你全部都刷完后只要再点一下格式刷按钮或者按‘Esc’键就可以退出格式刷状态。


6

添加水印

        Word具有添加文字和图片两种类型水印的功能,而且能够设置水印的大小、位置等等。方法如下:

  1. 在Word“设计”功能区下点击“水印”按钮;

  2. 点击“自定义水印”;

  3. 在“水印”对话框中选择“文字水印”,然后在“文字”栏选择合适的字句,也可以另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”,然后点击“选择图片”按钮,找到要作为水印图案的图片;

  4. 点击“确定”,水印就会出现在文字后面。


7

提取文档中的图片

        如果需要提取Word文档中的所有图片,而图片数量较多逐张另存为图片非常费时费力时,可以考虑使用如下办法:

  1. 打开“文件”菜单,点击“另存为”,选择保存的位置;

  2. 在“另存为”对话框中,点开“保存类型”下拉菜单,选择“网页(*.htm;*.html)”;

  3. 输入保存的文件名,点击“保存”按钮;

  4. 找到之前保存的位置,打开以刚才保存的文件名命名并以“.files”为后缀的文件夹,Word文档中的所有图片就都在这里面了。


8

快速改变文字样式和字号

        要改变文字样式时,首先将光标定位至要改变的文本,然后按快捷键“Alt+Shift+方向键左”即可将文本提升为一级标题,然后可以根据需要按快捷键“Alt+Shift+方向键右”将标题级别逐级降低。如要改变字号,首先选中要改变的文字,然后按“Ctrl+Shift+,”或者“Ctrl+Shift+.”减小或者增大文字的字号。

        注意:对于小标题一类的文字,建议先改变样式,如果样式字号不适合,再调整字号。因为Word自动生成大纲和目录时,是根据文字的样式生成的。如果只改变文字的字体、字号,Word是不会生成大纲和目录的,这样对于以后的浏览及编辑都是不利的,尤其是文档篇幅较长的情况下。


                


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